Wat doet de secretaris (scriba)?
De secretaris, ook wel scriba genoemd binnen de Gereformeerde Gemeente, fungeert als het centrale punt binnen de gemeenschap. Deze persoon is als het ware de spin in het web, waarbij vele belangrijke taken en informatie samenkomen.
De scriba speelt een cruciale rol in het verkrijgen van een overzicht van alle activiteiten die plaatsvinden binnen de gemeente. Dit omvat werkzaamheden van diverse taakgroepen, commissies en individuele gemeenteleden. Een dergelijk overzicht is essentieel voor het ontwikkelen van een effectief beleid waarbij iedereen betrokken is.
Verantwoordelijkheden van de scriba
Als scriba verzorgt u het secretariaat van de kerkenraad. Dit houdt in dat u ervoor zorgt dat alle inkomende post op de juiste plaats terechtkomt. Daarnaast bent u verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda en de bijbehorende stukken voor de vergaderingen van de kerkenraad. Na afloop van deze bijeenkomsten maakt u, met behulp van een notulist, de verslagen. Het is hierbij van groot belang dat alles wat van belang kan zijn voor de meningsvorming binnen de gemeente nauwkeurig in de notulen wordt opgenomen.
Functieprofiel van een secretaris
Om de functie van secretaris succesvol te vervullen, is het wenselijk dat u over bepaalde kwaliteiten beschikt. U bent een organisatietalent, u bent vaardig in het archiveren van documenten en u weet goed het overzicht te bewaren. Daarnaast is het belangrijk dat u zich nuttig wilt maken in uw vrije tijd en dat u het belangrijk vindt om een bijdrage te leveren aan de gemeente.
Wat de gemeente biedt
De Gereformeerde Gemeente Bruinisse biedt een prettige werkomgeving met een leuk team om mee samen te werken. U zult voldoening halen uit het werk dat u verricht. Mocht u ergens tegenaan lopen of iets moeilijk vinden, dan staat het team klaar om elkaar te steunen en van elkaar te leren. Indien een specifiek onderdeel van de werkzaamheden niet goed bij u past, zal er samen naar een oplossing worden gezocht.
De taak van secretaris kan, indien gewenst, gecombineerd worden met andere functies, zoals die van ouderling of diaken. Dit is echter geen vereiste.
Algemene definitie van een secretaris
Meer algemeen is een secretaris (letterlijk: geheimhouder) of penvoerder de persoon die verantwoordelijk is voor de verslaglegging binnen een organisatie, zoals een vereniging of een stichting. De secretaris verzorgt niet alleen de notulen tijdens vergaderingen, maar vaak ook de voorbereiding en opvolging van actiepunten, de ledenadministratie en de correspondentie. Als contactpersoon voor de vereniging en het bestuur waakt de secretaris tevens over de naleving van geldende wet- en regelgeving. In kleinere verenigingen kan deze functie eventueel gecombineerd worden met die van scriptor.